Metodi di divulgazione

Jazz Pharmaceuticals (“la Società”) divulgherà tutti i trasferimenti di fondi relativi agli operatori sanitari (healthcare professionals, “HCP”) e alle organizzazioni sanitarie (healthcare organisations, “HCO”) in conformità con il Codice di Condotta Professionale di Farmindustria, l’Associazione dell’industria farmaceutica in Italia (“Codice”). Questo documento riassume l’approccio adottato dalla Società per il calcolo dei valori indicati.

Definizioni:

1. Organizzazioni sanitarie

Al fine di rendere la propria informativa conforme al Codice, la Società ha incluso nella definizione di HCO ogni persona giuridica che sia un’Associazione o un’Organizzazione medica, scientifica, sanitaria o di ricerca (indipendentemente dalla sua forma legale) così come Ospedali, Cliniche, Fondazioni, Università, Scuole di formazione e specializzazione (eccetto le Associazioni dei pazienti) che abbiano la sede legale o la sede primaria di attività in Europa, oppure attraverso le quali un medico presti i propri servizi.

Le Società private, come ad esempio le agenzie di educazione medica (Provider ECM) e le Segreterie congressuali sono considerate HCO in quanto terze parti nominate da HCO per gestire l’evento.

2. Operatori sanitari

Con lo scopo di rendere la propria informativa conforme al Codice, la Società ha incluso nella definizione ogni persona fisica che eserciti la propria attività nel settore medico, odontoiatrico, della farmacia pubblica, privata o ospedaliera, gli infermieri, i Direttori Generali e Sanitari delle ASL/AO, il personale tecnico e amministrativo delle strutture sanitarie pubbliche e private ed ogni altro soggetto che nell’ambito della propria attività professionale possa prescrivere, dispensare, acquistare o somministrare una specialità medicinale e che svolga la sua attività prevalente in Europa. Sono esclusi invece i distributori intermedi di farmaci.

Categorie di divulgazione

• Donazioni e sovvenzioni – donazioni e sovvenzioni alle HCO che sostengono l’assistenza sanitaria, comprese le donazioni e le sovvenzioni (sia in contanti che in prestazioni in natura) a istituzioni, organizzazioni o associazioni che sono costituite da HCP e/o che forniscono servizi di assistenza sanitaria.
• Contributi alle spese relative agli eventi – contributi alle spese relative ad eventi, attraverso HCO o terzi, inclusa la sponsorizzazione a favore degli HCP per partecipare a eventi, come ad esempio:
  • quote di iscrizione
  • accordi di sponsorizzazione a favore di HCO o terzi incaricati da una organizzazione sanitaria di gestire un evento
  • viaggio e alloggio
• Onorari ricevuti per servizi di consulenza e/o trasferimenti di fondi risultanti da o correlati a un contratto tra la Società e le istituzioni, organizzazioni o associazioni di HCP, in cui tali istituzioni, organizzazioni o associazioni forniscono qualche tipo di servizio alla Società (o altri eventuali costi che non rientrano nelle categorie precedenti). Tasse e trasferimenti di fondi (ad esempio relative spese rimborsate o pagate per conto delle istituzioni, organizzazioni o associazioni di HCP come concordato nel contratto di consulenza) verranno indicati come due importi separati.

Protezione dei dati

HCP: In conformità alle leggi in materia di protezione dei dati, la Società richiede il consenso degli HCP italiani alla raccolta, elaborazione e pubblicazione dei propri dati personali (compresi i dettagli sui trasferimenti di fondi) nel contesto della divulgazione dei trasferimenti di fondi nei loro confronti. In relazione alla raccolta e al trattamento dei dati personali degli HCP, la Società rispetterà tutte le leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

Gli HCP hanno il diritto di revocare in qualsiasi momento il proprio consenso alla divulgazione individuale delle informazioni. Laddove il consenso non sia stato fornito o laddove gli HCP revochino il consenso, la Società divulga tutti i trasferimenti di fondi effettuati nei loro confronti su base aggregata che non li identifichi.

Gli HCP hanno inoltre il diritto di richiedere l’accesso e la rettifica o la cancellazione dei propri dati personali in qualsiasi momento. Gli HCP possono esercitare i propri diritti di accesso, rettifica o cancellazione dei propri dati personali o di revoca del loro consenso, contattando il Responsabile della protezione dei dati della Società tramite e-mail all’indirizzo dpo@jazzpharma.com.

HCO: In Italia il consenso per la divulgazione di trasferimenti di fondi alle HCO, in quanto entità legali, non è richiesto. I trasferimenti di fondi effettuati dalla Società alle HCO italiane saranno divulgati, in ogni caso, su base individuale.

Ricerca e sviluppo

Tutti i pagamenti relativi a ricerca e sviluppo sono indicati come valori aggregati, in conformità con il Codice.

Valuta

Qualora siano stati presentati pagamenti in una valuta diversa dall’euro, il tasso di cambio sarà riferito all’esatto equivalente in euro in base alla data in cui è stato effettuato il calcolo di conversione. Tutte le informative saranno indicate nella valuta locale, gli importi delle categorie sono indicati in euro. Gli importi in euro saranno calcolati utilizzando il tasso di cambio alla data di pagamento (http://www.xe.com/). Le variazioni saranno maggiori se ci sono stati movimenti significativi nel tasso di cambio durante il periodo di riferimento.

Imposte

La Società mette a bilancio i trasferimenti di fondi come netti (cioè senza imposta sul valore aggiunto o ritenuta alla fonte, a meno che la riscossione di valori netti non sia possibile attraverso i sistemi finanziari della Società).

Data di bilancio

Esiste un inevitabile ritardo tra la data in cui il pagamento è stato approvato dalla Società e la data in cui il pagamento può essere effettuato. La Società divulgherà i dettagli del pagamento alla data in cui è stato eseguito il pagamento e non alla data in cui è stata condotta l’attività.

Progetti pluriennali

Nel caso di progetti portati avanti per diversi anni, la Società dichiarerà l’importo del pagamento relativo all’anno in cui è stata eseguita ogni parte del pagamento. Per cui un progetto che duri 2 anni civili e includa diversi trasferimenti di fondi durante quel tempo, avrà due informative collegate, una per ogni anno civile, che indicheranno il valore del trasferimento eseguito in quello specifico anno civile.

Pagamenti per beneficenza

A volte, un operatore sanitario che ha fornito un servizio alla Società, può chiedere di devolvere il proprio onorario in beneficenza. In genere la Società non acconsente e tutti i pagamenti sono eseguiti direttamente all’operatore sanitario. Nella circostanza eccezionale in cui sia stato approvato un pagamento per beneficenza, verrà elaborata un’informativa riguardante il singolo operatore sanitario che ha fornito il servizio.

Pagamenti a HCO per servizi forniti da singoli HCP

In alcune occasioni, un’organizzazione sanitaria insisterà nel fatto che tutti i servizi forniti dai suoi HCP non possono essere contratti con il singolo operatore sanitario, ma devono essere contratti attraverso l’organizzazione sanitaria.

Nel caso in cui la Società stipuli un contratto per i servizi di uno specifico operatore sanitario, l’onorario ricevuto dall’operatore sanitario sarà divulgato sotto la voce di quell’operatore sanitario. Qualsiasi “spesa amministrativa” riscossa dall’organizzazione sanitaria sarà divulgata come tassa per il servizio erogato a tale organizzazione.

Se l’operatore sanitario non riceve alcun pagamento supplementare per il servizio (ad esempio perché sta parlando in un incontro durante il normale orario di lavoro), allora l’intero importo pagato dalla Società sarà divulgato, riguardo all’organizzazione sanitaria, come tassa per il servizio.

Aziende private e associazioni di beneficenza collegate

Qualora un operatore sanitario gestisca una società privata o un’associazione od organizzazione benefica, ecc., ai fini del suo reddito privato, tutti i pagamenti a tale organizzazione saranno considerati, ai fini divulgativi, come pagamento diretto all’operatore sanitario.

Allo stesso modo, per le organizzazioni in cui la maggior parte dei dipendenti o dei fornitori sotto contratto sono composti da HCP, l’intero valore dei pagamenti effettuati a tali organizzazioni, collegati con i servizi di una persona specifica o identificabile, saranno considerati come se fossero un pagamento diretto all’operatore sanitario.

Pagamenti a organizzazioni di terze parti per i servizi prestati da singoli HCP

La Società stipula regolarmente contratti con agenzie di pubblicità e agenzie di PR, ecc., per i servizi relativi alla sua attività. A volte, il lavoro commissionato dalla Società potrebbe essere appaltato a un singolo operatore sanitario. La politica della Società è che tutti questi servizi devono essere comunicati alla Società dall’agenzia di servizi sotto contratto. La Società divulgherà tutti i pagamenti effettuati al singolo operatore sanitario dall’agenzia di servizi come se il pagamento fosse stato eseguito direttamente dalla Società a quell’operatore sanitario.

Borse di studio di medicina per Società indipendenti

A volte, può capitare che la Società fornisca finanziamenti a società indipendenti, in relazione a progetti formativi di medicina. Le norme relative ai finanziamenti della Società, in queste circostanze, richiedono che la Società non abbia alcuna influenza sui dettagli del progetto. La Società non sarà a conoscenza del caso in cui o di quali HCP siano stati coinvolti in tali progetti. Di per sé, la Società comunica i trasferimenti di fondi relativi a questo tipo di progetti come pagamenti a HCO.

Contributi a convegni

La Società divulgherà tutti i pagamenti effettuati ad associazioni mediche, HCO, ecc. relativi ai convegni. Questi includono i finanziamenti diretti, come gli onorari di sponsorizzazione o il diritto di montare uno stand espositivo, e il sostegno indiretto come la fornitura di un’agenzia di logistica o di sovvenzionare il costo delle tasse di iscrizione. I dettagli sono forniti alla voce relativa.

Il costo di qualsiasi sponsorizzazione legata direttamente al vitto è al di fuori del campo di applicazione dell’informativa.
Tutti i costi associati ai convegni effettuati esclusivamente da parte della Società sono al di fuori del campo di applicazione dell’informativa, fatta eccezione per gli onorari pagati a singoli HCP che forniscano un servizio come relatori, ecc.

Sponsorizzazione per la partecipazione di HCP ai convegni

La Società sostiene la partecipazione degli HCP ai convegni. La Società comunicherà i trasferimenti di fondi collegati al singolo partecipante. Qualora i costi non siano dettagliati singolarmente (ad esempio, il costo di un trasferimento con bus di un gruppo di HCP da un aeroporto alla sede della conferenza), il costo totale sarà diviso equamente tra tutti quelli che ricevono il beneficio.

I costi dichiarati comprendono il trasporto, le spese di iscrizione e di alloggio. I costi relativi ad alloggio e viaggio sono regolati da severe linee guida del settore, I costi dei pasti non sono dichiarati ma sono anch’essi soggetti a severe linee guida.

Sovvenzioni a HCO per il sostegno alla partecipazione ai convegni di medicina

In alcune occasioni, un’organizzazione sanitaria richiede alla Società di fornire un sostegno finanziario per aiutare i propri dipendenti a partecipare ai convegni di medicina. Se il pagamento è associato a persone specifiche, l’informativa viene effettuata come se il denaro fosse stato trasferito direttamente a detto operatore sanitario. Qualora la Società non sia a conoscenza dei nomi degli HCP che ricevono il sostegno, il sostegno finanziario è dichiarato nei confronti di detta organizzazione sanitaria.

Pagamenti transnazionali

La Società è un’attività globale che opera in molti paesi e quindi di volta in volta può stipulare contratti con HCP e HCO di diversi paesi. Per questi contratti, le informative saranno effettuate nel paese del destinatario dalla filiale Jazz che abbia sede o che operi in quel paese, in base alle leggi e ai regolamenti locali.

I pagamenti effettuati alle organizzazioni locali da organismi Jazz situati in altri paesi sono divulgati a livello locale, indipendentemente dalla fonte di finanziamento.

Organizzazioni dei pazienti

Tutti i trasferimenti di fondi alle organizzazioni di pazienti sono comunicati direttamente sul sito internet della Società Jazz Pharmaceuticals.

Se il denaro è associato a un singolo operatore sanitario che collabora con l’organizzazione dei pazienti, allora i fondi saranno divulgati due volte – il denaro destinato all’operatore sanitario sarà divulgato sulla piattaforma informativa locale riguardo al singolo operatore sanitario e il progetto complessivo sarà divulgato sul sito internet della Società alla voce organizzazione dei pazienti.

Partner della Società

In quanto Società quotata in modo indipendente, la Società rivela tutti i pagamenti effettuati direttamente dai conti bancari della Società e di cui agli atti della stessa, nell’ambito delle sue normali operazioni commerciali.

La Società non rivela i pagamenti effettuati dai suoi azionisti o da altre parti interessate, siano esse individui o organizzazioni.

Progetti di Co-Marketing

Qualora la Società commercializzi un prodotto congiuntamente con un’altra società farmaceutica, la Società dichiarerà solo i pagamenti effettuati direttamente dai conti bancari della Società e di cui agli atti della Società, nell’ambito delle sue normali operazioni commerciali. I trasferimenti di fondi realizzati dai suoi partner di co-marketing saranno comunicati separatamente da tali organizzazioni.